Comment choisir le bon LMS pour votre entreprise ?
Dans la famille des plateformes de gestion de la formation professionnelle, vous êtes certainement noyé.e.s parmi les acronymes #TMS, #LMS, #LCMS, #LXP. Et pourtant, ces outils sont souvent indispensables pour hybrider vos parcours de formation. Mais rappelez-vous que vous doter d’une plateforme est avant tout un projet pédagogique, bien plus qu’un projet digital. La digitalisation de la formation doit être au service de l’ancrage pédagogique chez les apprenants. Si vous êtes en phase avec ce parti-pris et que le LMS est adapté aux objectifs initiaux de votre stratégie pédagogique alors Activateur Formation est là pour vous guider dans le choix du LMS. 3, 2, 1.. Go !
Qu’est-ce qu’un LMS ?
Afin de vous orienter efficacement, assurons-nous de parler la même langue et mettons-nous bien d’accord sur la définition du LMS. On peut définir une plateforme LMS (Learning Management System) ainsi : c’est une technologie qui permet de diffuser et de suivre la diffusion de vos formations et de vos évaluations en ligne.
Les fonctionnalités principales d’un LMS
- Centraliser et structurer vos modules d'e-learning,
- Gérer les accès des formateurs et apprenants,
- Assigner des formations spécifiques aux utilisateurs,
- Intégrer des modules au format SCORM ou xAPI,
- Mesurer l'efficacité des formations à partir d’un dashboard de suivi des indicateurs clés (KPI),
- Se connecter à d'autres systèmes internes comme les SIRH,
- Générer des rapports détaillés et des statistiques pour chaque formation ou apprenant,
- Délivrer des certificats de formation,
- Proposer des parcours gamifiés pour engager les apprenants,
- S'adapter à différents supports, notamment pour l'apprentissage mobile.
Très important : on ne peut pas créer du contenu pédagogique dans un LMS. Il faut un outil auteur. Si un outil auteur est intégré pour créer et gérer vos contenus, il s’agit alors d’un LCMS (Learning Content Management System). Retenez cette formule : LCMS = LMS + Outil Auteur.
Vous avez besoin d’une plateforme LMS si…
… vous disposez déjà de contenus digitaux, créés en interne ou produits par un organisme de formation ou un ingénieur pédagogique, et que vous souhaitez les diffuser. Vous aurez besoin d'un outil pour gérer le parcours de formation des apprenants et suivre les indicateurs pour superviser le déploiement de vos formations.
Vous franchissez actuellement le cap de la digitalisation des parcours de formation. Pour digitaliser, il faut choisir et pour choisir il faut renoncer. Si on reformule : choisir un LMS, c’est faire le deuil des options qu’on n’a pas choisies. Alors quelles sont ces options ? Les avez-vous en tête ? Grâce à nos 10 questions, vous pouvez affiner vos critères essentiels pour un équipement sur-mesure.
9 questions à vous poser pour bien choisir le LMS
- Avez-vous une personne référente au sein du service RH pour gérer le LMS ?
La question des ressources humaines est essentielle pour soutenir la mise en place d’un LMS, assurer un déploiement efficace et le maintenir. Adopter un LMS c’est intégrer un nouvel outil au sein de la famille RH et plus précisément au sein des projets de formation. Cela signifie du temps passé pour tirer pleinement parti des avantages que représentent un LMS pour la montée en compétences de vos collaborateurs. Alors, à qui pensez-vous pour relever ce challenge ? La DSI est-elle disponible pour vous accompagner dans cette aventure ?
- Quel est le niveau de maturité digitale des utilisateurs ?
Le choix de votre LMS doit être guidé par vos objectifs pédagogiques initiaux, eux-mêmes basés sur les profils de vos apprenants. En fonction des habitudes de travail des apprenants ou encore de ses préférences d’apprentissage, vous pouvez adapter l’outil de formation. L’apprenant se définit aussi en fonction de son niveau de maîtrise des outils digitaux et de son appétence pour ces outils. Mener à bien un projet de digital learning, c’est placer l’apprenant au cœur de la démarche pédagogique.
Notre conseil : en phase d’appel d’offre, faites tester les LMS en compétition par différents collaborateurs. Ils sont vos futurs utilisateurs et ambassadeurs internes, alors appuyez-vous sur eux pour démontrer (ou non) la simplicité d’utilisation.
- Quels types de contenus sont compatibles avec le LMS ?
Lorsque vous évaluez un LMS, veillez à ce qu'il prenne en charge une large variété de types de contenus pédagogiques : diaporamas, quiz, webinaires, vidéos, podcasts, documents, modules interactifs, fichier SCORM. Une formation impactante mixe les modalités et les techniques. Le meilleur choix de LMS est un LMS qui facilite l’hybridation de la formation et peut accueillir un maximum de formats de ressources. Vive le Blended Learning !
- Quel est le niveau de personnalisation du LMS ?
La personnalisation d’un LMS vous permet de disposer d’un outil unique et sur-mesure. Pour personnaliser un LMS, deux éléments clés sont à examiner parmis les options proposées par le fournisseur de la plateforme : la personnalisation graphique et la personnalisation des KPI.
- L’identité visuelle (logo, couleurs, typographie…) et le nom de la plateforme sont des critères de réussite à ne pas négliger pour embarquer efficacement l’interne dans le projet de formation. Si le LMS retenu ne peut être adapté à votre branding, vous ne facilitez pas l’appropriation de l’outil.
- Former c’est aussi évaluer la montée en compétence. Si vous avez fixé les objectifs pédagogiques, vous avez certainement travaillé sur des indicateurs de performance pour évaluer la progression des apprenants. Un LMS ne doit pas vous imposer le choix des KPI ou proposer des KPI standards. Gardez la main sur vos KPIs !
- Comment est organisé le support technique de l’éditeur du LMS ?
Vous achetez un outil technologique, mais n’oubliez jamais que vous achetez aussi un aussi un support humain et un accompagnement sur la durée après le déploiement. Avant de vous engager, assurez-vous que le développeur vous accompagne sur les points suivants :
- La prise en main, l'installation et la configuration de la plateforme,
- L'évolution de votre plateforme en fonction de la croissance de votre entreprise et de vos besoins,
- La gestion des bugs et la résolution des problèmes liés à la plateforme,
- La mise à jour de votre LMS et le développement de nouvelles fonctionnalités.
En résumé, passez du temps à questionner le prestataire sur ses Customer Success Managers. Ils font partie des alliés pour mener à bien votre projet de formation. Mettez au cœur de votre sélection, la qualité de la relation entreprise-éditeur.
Déjà 5 questions pertinentes n’est-ce pas ?
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- Le LMS est-il intuitif et orienté expérience apprenant ?
Un rappel pédagogique important : l'ergonomie de la plateforme est cruciale pour offrir une expérience utilisateur fluide, qui contribue à renforcer l'engagement des apprenants. Autrement dit, la pédagogie est aussi une histoire de design. La forme compte d’autant plus qu’elle suscitera l’engagement et facilitera l’appropriation du contenu. Choisir un LMS c’est s’intéresser de près à 3 critères :
- L’interactivité : pour capter l’attention, la maintenir, la décupler,
- La simplicité : pour rester focus sur votre objectif et ne pas noyer les contenus dans une expérience trop décalée ou chargée.
- Le design : pour aller chercher l’envie, sublimer les contenus et susciter des émotions dès les premiers clics.
Notre conseil : éliminez les LMS qui alourdissent l’expérience et perturbent la lecture et la compréhension de vos messages. L’UX (expérience utilisateur) doit offrir une navigation fluide.
- Est-il possible de rencontrer des clients déjà équipés avec le LMS ?
Une démonstration c’est bien mais une immersion c’est encore mieux non ? Et bien ne vous gênez pas et demandez à l’éditeur d’organiser une immersion dans une entreprise équipée avec leur solution. La transparence de l’éditeur et la satisfaction client sont des critères de sélection très importants pour choisir votre futur LMS. Pour revenir avec le maximum d’insights et de feedbacks (oops les anglicismes), préparez toutes vos questions à poser à vos confrères Responsables Formations.
Notre conseil : notez les aspects positifs et négatifs qui reviennent fréquemment. Les points négatifs représentent-ils un obstacle pour votre besoin ?
- Le LMS intègre-t’il une fonctionnalité collaborative ?
Vous avez déjà vu ou rencontré un apprenant 100% autonome ? Un LMS doté d'une fonctionnalité collaborative est un véritable atout : les apprenants peuvent interagir entre eux, poser des questions ou solliciter l'aide du formateur en cas de besoin. Ils ont également la possibilité de créer leur propre contenu ou de modifier des modules existants, s'ils maîtrisent le sujet. Il est d'ailleurs prouvé que l'apprentissage entre pairs est particulièrement efficace ! Pour les administrateurs, un LMS collaboratif s'avère tout aussi précieux. Il permet aux apprenants de signaler des erreurs dans les contenus ou, au contraire, de mettre en avant les formations qu'ils ont trouvées utiles.
À retenir : feedbacks, partage d’anecdotes et retours d’expériences participent au succès de la montée en compétence.
- Avez-vous le temps et les ressources pour sélectionner un LMS ?
C’était peut-être la première question à vous poser. Si vous avez lu attentivement les 8 questions précédentes, vous avez compris que sélectionner un LMS n’est pas une mince affaire. Choisir un LMS c’est du temps, des ressources humaines, des ressources pédagogiques, des mises en relations avec les prestataires techniques… Bref un métier dans le métier RH.
Activateur Formation est le premier courtier en formation qui dispose d’un portefeuille de solutions RH. Nous comparons rigoureusement les outils disponibles sur le marché et organisons des démonstrations pour évaluer leur pertinence et efficacité en fonction de votre brief.
Ne ratez pas le lancement du LMS
Dernière question, qui ne concerne pas la sélection mais le déploiement. Le lancement du LMS peut-il être soutenu par la communication interne ? S’équiper c’est bien, informer c’est encore mieux. Vous avez travaillé durant six mois sur le déploiement d’un outil de formation personnalisé, pédagogique et interactif mais personne n’est au courant. Vous avez oublié d’intégrer les équipes com’ à votre campagne de formation. Ne vivez pas ce cauchemar et travaillez main dans la main avec le service communication dès l’appel d'offres. Les équipes com’ peuvent travailler sur des supports et des événements pour présenter au mieux le LMS.
- Création de l’identité visuelle du LMS,
- Création d’affiches, de signature mail, de vidéo intranet,
- Organisation de petits-déjeuner de démonstration,
- Recrutement d’ambassadeur interne,
- Envoi de newsletter dédiée ou intégration d’un bloc d’information LMS à la newsletter interne
Choisir un LMS : ce qu’il faut retenir
Un LMS centralise la gestion de tous les acteurs de la formation (administrateur, formateur et apprenants) et des ressources associées à vos formations professionnelles. Plus qu’un simple outil, le Learning Management System est une véritable boîte à outils. Lorsque vous choisissez un LMS, gardez à l’esprit les ressources internes disponibles, le projet pédagogique, le niveau d’interactivité nécessaire ou encore la qualité de l’assistance technique. En associant ces critères spécifiques à votre organisation avec les fonctionnalités des différentes solutions LMS sur le marché, vous pourrez identifier l’outil le plus adapté à la montée en compétence de vos talents.
