Au sein d’une stratégie RH il y a un élément déterminant : les ressources financières allouées aux collaborateurs. En un mot : le budget. L'optimisation du budget du Responsable Formation est un enjeu stratégique, car elle permet de maximiser le retour sur investissement tout en développant les compétences des collaborateurs. Rien que ça !
Et oui, le financement reste un défi majeur pour les décideurs formation. Ils doivent composer avec les coûts de formation, les budgets disponibles tout en veillant à ce que les investissements soient rentables et génèrent une réelle valeur ajoutée pour l’entreprise.
Alors que le 2ème Baromètre De la Formation Professionnelle, publié par Lefebvre Dalloz Compétences, constate une reprise des dépenses formation, optimiser le budget formation constitue un enjeu majeur. Voici 10 idées à mettre en pratique au sein de votre Direction RH.
1. Analyser les besoins en formation
Pas de dépense formation, sans calibrer le coût du plan de développement de compétences. Cela va de soi. Recenser l’ensemble des actions de formation professionnelle nécessaire en interne est un travail herculéen. Pour mener à bien ces actions, il convient donc de passer par deux étapes essentielles :
- L’évaluation des compétences : identifiez les compétences existantes et les besoins au sein des équipes en réalisant des bilans de compétences ou des entretiens d’évaluation.
- La définition des objectifs : alignez les besoins de formation avec les objectifs stratégiques de l'entreprise. Cela permet de prioriser les formations qui augmenteront votre ROI.
Une fois que vous avez identifié et collecté les besoins de formation (collectifs et individuels) des collaborateurs, vous pouvez les classer et arbitrer en fonction de votre budget formation. Analyser les besoins de montée en compétences, c’est déjà rationaliser le poste de dépense. Pas de place au superflu, maîtrise des coûts total ! Vous faire réaliser des économies est l’un des atouts d’Activateur Formation.
2. Élaborer un plan de formation clair
Parfaire le budget formation grâce au plan de formation ? Oui, oui et 3 fois oui. C’est dans le plan de formation que vous allez consolider votre besoin en ressources humaines (formateur interne / externe), ressources logistiques et évidemment en ressources financières. C’est le “prix” à payer pour faire monter en compétences vos collaborateurs et managers. Pour concevoir ce plan de formation ultra précis, deux étapes clés :
- La planification stratégique : créez un plan de formation annuel sur le long terme qui détaille les objectifs, les apprenants-cibles, les types de modalités d’apprentissage et les ressources nécessaires. En adoptant une approche à long terme vous pouvez espérer lisser les coûts sur le budget formation de l’année 1 et de l’année 2.
- La priorisation : classez les formations par ordre de priorité en tenant compte de leur impact sur la performance de votre entreprise et des compétences clés à développer en premier. Prioriser les formations en fonction de leur impact direct sur la performance permettra de mieux allouer le budget.
Parce que les moyens financiers ne sont jamais illimités, un plan de formation qui priorise et hiérarchise les actions de formation permet de se concentrer sur les efforts à forte valeur ajoutée. En bref, élaborer un plan de formation complet, c’est construire avec soin son budget formation ; le respecter et l’optimiser par rapport à un coût de formation bien défini en amont.
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Connaissez-vous le Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ? Le GPEC est une méthode pour adapter les emplois, les effectifs et les compétences aux exigences issues de la stratégie des entreprises et des modifications de leurs environnements économique, technologique, social et juridique.
3. Capitaliser sur les soutiens financiers disponibles
Vous en êtes parfaitement conscient : les décideurs formation doivent trouver des ressources financières pour déployer leur plan et les parcours de formations de façon efficiente. Les départements RH explorent toutes les modalités de financement pour optimiser le budget formation. On vous donne quelques pistes :
- OPCO et fonds de formation : profitez des financements proposés par les OPCO (Opérateurs de Compétences) pour alléger le coût des formations. Selon l’OPCO, les coûts pédagogiques mais aussi les frais annexes peuvent être financés. Mais malheureusement, pour 63 % des décideurs interrogés leur OPCO respectif ne les accompagne pas dans leur recherche de financement (Source : Baromètre de la Formation Professionnelle Lefebvre Dalloz).
- CPF (Compte Personnel de Formation) autonome et CPF co-construit : encouragez vos salariés à utiliser leur CPF pour financer les formations, ce qui réduit l’impact sur votre enveloppe budgétaire. 41% des décideurs formation ont déjà eu recours au CPF co-construit, en tant que financement externe.
- Les dispositifs régionaux : en cas de reconversion professionnelle ou d’une évolution professionnelle, les Régions peuvent financer les formations. Renseignez-vous auprès de votre région pour découvrir les aides disponibles.
- Le Fond Social Européen : les programmes FSE+, gérés par l'État peuvent soutenir la formation professionnelle.
Comme dit le proverbe populaire “Il n’y a pas de petites économies”. En cumulant différents types de financement, vous optimisez le budget alloué à la formation professionnelle. C’est un sacré travail d’investigation et il faut faire preuve de ténacité mais “Le jeu en vaut la chandelle”, selon une autre expression française bien connue. À vous de jouer !
4. Négocier avec les prestataires de formation
Alors que l'impact économique global sur les budgets, qui constitue 24% des variations, indique que les fluctuations économiques ont un impact sur les ressources allouées à la formation (source Edflex), la bataille sur le prix est un combat à prendre très au sérieux.
- La comparaison des offres : comparez les offres de plusieurs prestataires de formation pour identifier le meilleur rapport qualité-prix.
- La négociation tarifaire : ne prenez jamais les prix des organismes de formation comme une donnée fixe. Négociez avec les prestataires, surtout si vous engagez plusieurs formations ou un nombre important de participants. Vous pouvez obtenir des remises très intéressantes.
5. Co-construire les contenus de formation
Participer à la production de contenus pédagogiques est un réel atout pour la pertinence de la formation et surtout pour le budget formation. Il n’est pas rare que la création de contenus soit confiée à un ingénieur pédagogique à partir d’un storyboard validé par les équipes Formation.
Pour optimiser votre budget, impliquez-vous dans la phase de conception. Ne laissez pas l’ingénieur pédagogique partir de zéro et capitalisez sur l’existant. Vous avez très certainement des pépites en interne : supports de formation, des présentations PowerPoint, des brochures, des vidéos de séminaires…
Vous pouvez donc réduire le temps/homme (TJM) de façon significative avec un processus simple : collecter la matière, la trier, la référencer et la partager avec une nomenclature et une hiérarchisation claires.
6. Favoriser les formations internes et le transfert de compétences
Saviez-vous que 42% des formations proposées au sein de l'entreprise sont exclusivement conçues en interne ? (Source : Baromètre 2024 de la Formation Professionnelle Edflex). Les responsables formations s'appuient sur les talents internes pour gagner du temps, du temps-homme et donc de l’argent. Découvrez comment avec ces deux pistes :
- Les formateurs internes : misez sur vos talents pour animer des formations. Cela permet de réduire les coûts des formateurs externes et d’impliquer les collaborateurs dans une démarche de Knowledge Management. Les collaborateurs contribuent à la montée en compétences dans leurs pairs. Cela peut parfois prendre la forme de Campus Interne.
- Le mentorat et le coaching : mettez en place des programmes de mentorat ou de coaching pour favoriser le partage de savoirs entre collègues sur le terrain. La formation professionnelle prend une forme hyper-opérationnelle grâce à l’AFEST.
Le message est simple : capitaliser sur les compétences en interne réduit la dépendance aux prestataires externes. C’est aussi une méthode économique qui valorise l’expertise des collaborateurs expérimentés. Vous souhaitez devenir une organisation apprenante ? C’est possible grâce à Activateur Formation.
7. Miser sur le Digital Learning
Ce n’est plus un scoop, la digitalisation de la formation a favorisé une réduction des coûts de formation. C’est le moyen le plus simple, économique, voire rentable pour dispenser du contenu de formation aux apprenants. Attention, il faut bien avouer que l’achat de solution peut s’avérer être un investissement coûteux, mais vous vous équipez pour le long terme et vous améliorez l’expérience apprenant et l’impact de la formation.
- Blended Learning : le digital learning offre une grande flexibilité et permet de former un grand nombre de collaborateurs à moindre coût. Pourquoi ? Tout simplement parce que par définition, le Blended Learning c’est combiner des contenus et activités pédagogiques en présentiel et à distance en fonction des besoins apprenants et des contraintes internes. Les formations hybrides permettent alors de déployer chaque séquence avec le bon timing, des supports pédagogiques adaptés et une interactivité qui n’est jamais artificielle mais qui sert la progression pédagogique.
- Les outils digitaux : choisissez le bon outil pour atteindre l’objectif pédagogique de la séquence. Optez pour un outil onéreux qui ne sert pas l’objectif pédagogique ou ne tient pas compte de la maturité digitale de l’apprenant est une erreur qui peut coûter cher. Par exemple : pour les classes virtuelles, un simple outil de visio suffira plutôt que d'investir dans un LCMS. Autre exemple : si vous avez conçu un MOOC pour une formation asynchrone, vous aurez uniquement besoin d’un LMS pour le mettre en ligne et le diffuser aux apprenants.
Pour optimiser votre budget grâce au digital learning, rappelez-vous que le niveau de digitalisation doit être guidé par vos objectifs pédagogiques initiaux. Sans cette approche, vous risquez même de perdre de l’argent dans des plateformes pédagogiques inappropriées.
8. Centraliser et rationaliser les formations
Une fois le déroulé pédagogique conçu (nombre de séquences pédagogiques, nombre de modules, nombre de parcours), le digital devient alors un moyen très efficace pour optimiser le budget formation.
- Plateforme de gestion de formation : utilisez une plateforme LMS (Learning Management System) pour centraliser la gestion des formations, les activités de formation, suivre les progrès des apprenants, planifier et automatiser les tâches administratives.
Le saviez-vous ?
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9. Suivre, mesurer l'efficacité des formations et ajuster
Une fois le plan de formation déployé, il est encore temps d’optimiser le budget formation. Et oui, le test and learn est votre meilleur ami pour faire des économies et adapter les séquences / modalités pédagogiques et donc revoir les budgets alloués. Pour évaluer la performance d’un projet de formation, il faut impérativement la mesurer au regard des indicateurs de performance fixés au préalable. On vous en dit plus tout de suite :
- Les indicateurs de performance économique et sociale : établissez des indicateurs de suivi (KPI) pour mesurer l’impact des formations sur les performances de l’entreprise (chiffre d'affaires, nombre de ventes, turnover, NPS).
- Les indicateurs de performance spécifiques à la formation : il y a 3 types d'indicateurs :
- Compétences : savoir, savoir-faire et savoir-être
- Motivation : engagement, participation, satisfaction, plaisir
- Environnement : conditions de formation (modalités, accueil, constitution des groupes…)
Recueillez régulièrement les retours des participants pour évaluer la pertinence des formations. Taux de satisfaction, taux de connexion, taux de participation… permettent de tirer des enseignements pour ajuster la formation et les outils si nécessaire.
En résumé, grâce aux reporting réguliers vous pouvez identifier les points forts et les points faibles permettant d’ajuster la formation en revoyant les supports. Par exemple en remplaçant une vidéo par un document texte ou en réduisant la durée d’un module. Il est également possible de repenser l’enchaînement des contenus et les outils numériques utilisés.
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10. Confier son besoin à un courtier en formation
Grâce à un courtier en formation, comme Activateur Formation, vous bénéficiez de prix préférentiels sur les formations, vous permettant de maximiser votre investissement.
Le secteur de la formation professionnelle est une grande famille. Les 500 partenaires Activateurs Formation sont classés par : taille, secteur géographique, modalités de formation, secteur d'activité, thématiques d'intervention, obtention du Qualiopi ou non, et bien d'autres critères. On y voit clair et c’est plus simple pour les Responsables Formation de sélectionner la perle rare au sein de notre réseau.
Activateur Formation a aussi la chance d’avoir testé de nombreux outils du Digital Learning : des démos nombreuses et variées pour vous conseiller l’outil le plus adapté à votre besoin.
Le budget alloué à la formation professionnelle occupe une place centrale pour les décideurs formation car il conditionne la capacité de l’entreprise à développer les compétences nécessaires pour rester compétitive dans un environnement en constante évolution. En appliquant ces 10 recommandations, les entreprises peuvent optimiser leur budget de formation.
